Le village de Saint-Léger-en-Yvelines peut être fier de ses associations

et remercier les bénévoles qui les font vivre par leur dynamisme et leur engagement quotidien.

La commune soutient naturellement les associations du village, tant dans leur fonctionnement général ( mise à disposition de salles et d'infrastructures, subventions ...), que dans l'organisation quotidienne concrète des activités qu'elles proposent ( gestion des planning, relais de communications associatives, logistique pour l'utilisation des infrastructures, soutien à l'organisation des évènementiels, etc. ).

Pour aider la mairie à leur rendre le meilleur service possible, ce mémorandum présente les outils mis à disposition des associations afin de faciliter la communication municipale concernant les activités et évènements qu'elles proposent (site web, lettres d'information).

Nous remercions les responsables d'associations d'en prendre connaissance et de s'y conformer.

 

Annuaire des associations

Plusieurs supports de communications municipales diffusent des informations à propos des associations présentes à Saint Léger, comme l'annuaire publié sur le site web ou chacune est présentée sous forme de fiche (cliquez ici pour consulter l'annuaire des associations).
Pour mettre à jour les informations qui y sont publiées, un formulaire dédié est à disposition :

Cliquez ici pour "mettre à jour l'annuaire des associations"

NOTE IMPORTANTE : outre la mise à jour de l'annuaire public, les informations fournies par chaque association via ce formulaire dédié sont utilisées par la mairie pour communiquer avec elle (téléphone / mail / courrier). Nous invitons donc les responsables d'associations à penser à tenir à jour le registre municipal en remplissant ce formulaire dès maintenant et à chaque fois que cela sera utile (notamment en cas de changement dans l'organisation de leur association).

 

 

Le formulaire de contact, de communication de logos ou de fichiers

Un formulaire de contact "libre" est aussi disponible et utilisable pour transmettre des fichiers à la mairie ou simplement pour lui communiquer des informations à propos d'activités associatives.

Un champ de saisie dédié dans ce formulaire permet aussi la transmission du logo de votre association (l'image transmise par ce champs sera alors retaillée automatiquement aux dimensions attendues pour sa publication dans l'annuaire) :

Cliquez ici pour "Fournir votre logo, un fichier ou contacter la mairie"

 

 

Agenda, publication d'évenements associatifs

Les évènements associatifs sont annoncés sur le site municipal, visibles sur la page d'accueil ou sur la page de l'agenda: http://www.saint-leger-en-yvelines.fr/agenda.html

L'association souhaitant demander la publication d'un évènement associatif sur le site de la commune est invitée à renseigner le formulaire suivant :

renseignez le formulaire de demande de publication "evenement-association" en cliquant ici.

Ce formulaire est beaucoup plus simple à remplir qu'un mail, il permet par ailleurs aux associations de ne rien oublier lorsqu'elles formulent ce genre de demandes à la mairie évitant ainsi les échanges chronophages avec le secrétariat.

Toute publication d'un évènement sur le site web de la commune utilise systématiquement ce formulaire d'édition préalable, nous remercions donc les associations de prendre l'habitude de le remplir elles même.

 

Informations associatives envoyées par mail aux habitants par la mairie

La mairie a mis en place des lettres municipales d'information envoyées par courrier électronique aux personnes qui se sont inscrites pour les recevoir.

Deux types de lettres d'information sont disponibles :

  • la lettre d'information périodique contenant les dernières actualités et l'agenda des événements associatifs prévus dans les semaines suivant sa diffusion;
  • la lettre ponctuelle, pour des informations spécifiques d'intérêt général ( urgence, alerte, information particulière, rappels utiles, etc. ).

Pour recevoir les lettres, les habitants peuvent s'inscrire en renseignant leur adresse mail sur le site web de la mairie (voir le formulaire d'inscription aux lettres d'information en cliquant ici).

Ce dispositif répond à une demande croissante des usagers qui voient leurs boites aux lettres bombardées de mails d'information (parfois en plusieurs exemplaires); il répond aussi à la reglementation qui invite les organisations à rationaliser la collecte et l'usage des données à caractère personnel qu'elles utilisent (RGPD).

La lettre d'information périodique contient systématiquement le calendrier des évènements se déroulant à Saint Léger dans les semaines à venir, incluant naturellement les évènements associatifs.

Les associations procèdent aussi elles même à des communications plus ciblées à leurs adhérents sur les évènements qu'elles organisent et que la mairie n'a donc pas forcément vocation à dupliquer encore (en dehors naturellement de la communication sur l'agenda municipal et de l'information disponible dans la lettre périodique).

Ainsi, si les communications ciblées envoyées par la mairie au bénéfice de telle ou telle association sont possibles, elle revêtent un caractère exceptionnel et sont donc traitées au cas par cas. Elles doivent être justifiée par un besoin spécifique  non couvert par l'information présente dans l'agenda municipal et dans les lettres périodiques.

 

Fiches "association"

 

Les fiches "association" sur le site web de la mairie comprennent les informations suivantes :

 

NOM Nom de l'association : doit tenir sur une seul ligne (33 caractères max)
Logo Sa hauteur doit-être de 140 pixels, sa largeur maximale sera de 265 pixels, le formulaire permettant de communication retaille automatiquement le logo en conséquence.
Objet, Activité Objet de l'association: doit tenir sur une seule ligne (45 caractère max)
Président(e) Nom du président
Secrétaire Nom du secrétaire
Trésorièr(e)  Nom du Trésorier
Contact  Adresse postale
Site Web  Adresse du site web
Téléphone  Numéro de téléphone
Mail  Adresse mail
Plaquette Livret libre de présentation de l'association au format pdf

 

Note concernant le logo:

La fourniture d'un logo est possible dans le formulaire de contact association.

Pour la mise en page et l'aspect visuel de l'annuarie sur le site web, la taille du logo est très importante : sa hauteur doit-être très exactement de 140 pixels, sa largeur maximale sera de 265 pixels. Le formulaire retaille automatiquement en conséquence les images fournies par l'association: l'utilisation du formulaire devrait donc assurer sa bonne mise en forme pour l'annuaire sans avoir à procéder à des manipulations comliquées et chronophages.

 

Autres documentations indispensables à communiquer

Nous vous remercions de bien vouloir communiquer chaque année à la Mairie :

  • Vos attestations d'assurance (indispensable à l'utilisation des salles et des infrastructures communales) ;
  • Vos procès verbaux d'assemblées générales incluant le rapport financier (indispensable notamment à l'octroi de subventions) ;

 

Démarches administratives

Vous trouverez enfin sur le site de la commune toutes les informations directement extraites du site institutionnel "http://www.services-publics.fr" et utiles à la vie des associations ( création, évolutions, etc.) :

http://www.saint-leger-en-yvelines.fr/informations-pratiques/vos-demarches-administratives/associations-demarches.html

 

Nous souhaitons à toutes les associations oeuvrant à Saint Léger beaucoup de succès et autant de satisfaction pour leurs responsables et tous les bénévoles qui les font vivre.